Dokument från Balkan i Sverige – när behövs översättning, apostille eller legalisering?

Ett födelsebevis från Bosnien och Hercegovina, en vigselhandling från Serbien och ett registerutdrag från Kroatien kan behöva olika behandling i Sverige. Svaret beror på vad handlingen ska användas till, vem som har utfärdat den och vilken svensk myndighet som ska ta emot den. Betala inte för en stämpel eller översättning innan du har kontrollerat just ditt ärende.

Steg 1: Fråga mottagaren vad som behövs

Ta reda på exakt vilken handling som ska styrka uppgiften och om mottagaren vill se original, en kopia eller en översättning. Fråga uttryckligen om apostille eller annan legalisering krävs. Skriv gärna ned svaret och ange vilket land som utfärdat dokumentet.

Vid anmälan om flytt till Sverige beskriver Skatteverket till exempel vigselbevis, civilregisterutdrag och familjebok som möjliga underlag för civilstånd. För barn kan ett födelsebevis, civilregisterutdrag eller en familjebok visa föräldrarelationen. Det är exempel på underlag – inte en regel om att varje person måste ordna samtliga handlingar eller apostille. Skatteverket gör bedömningen i det enskilda ärendet.

Steg 2: Kontrollera språk och översättning

Läs kraven för den ansökan du faktiskt ska göra. Migrationsverket skriver exempelvis för vissa ansökningar att bilagor bör vara på svenska eller engelska, att översättningen bör vara auktoriserad om handlingen översatts och att en kopia av handlingen på originalspråket också ska skickas med. Det är inte samma sak som ett generellt krav på svensk översättning av alla Balkanhandlingar hos alla mottagare.

Om mottagaren begär en auktoriserad översättning till eller från svenska kan du söka en auktoriserad translator i Kammarkollegiets register. Fråga även om översättningen ska göras på originalet, en bestyrkt kopia eller en handling som redan fått apostille. En översättning ersätter inte ett eventuellt krav på att själva handlingens ursprung styrks.

Steg 3: Är handlingen utfärdad i ett EU-land?

För vissa offentliga handlingar utfärdade i ett EU-land och lämnade till en myndighet i ett annat EU-land gäller EU:s förordning 2016/1191. Den tar bort kravet på apostille och legalisering för de handlingar som omfattas, bland annat handlingar om födelse, namn och äktenskap. Det kan till exempel vara relevant för en handling utfärdad i Kroatien eller Slovenien som ska visas för en svensk myndighet. Undantaget gäller inte automatiskt alla dokumenttyper – och inte en handling från ett land utanför EU bara för att personen är EU-medborgare.

För vissa handlingar kan utfärdandelandets myndighet även ge ett flerspråkigt standardformulär som översättningshjälp. Formuläret följer med handlingen och ersätter den inte. Kontrollera med mottagaren om det behövs en ytterligare översättning i just ditt fall. EU-regeln avgör inte heller om innehållet i handlingen får den rättsverkan du söker i Sverige.

Steg 4: Om handlingen kommer från ett land utanför EU

EU-undantaget ovan gäller inte en handling utfärdad i exempelvis Bosnien och Hercegovina, Serbien, Montenegro, Nordmakedonien, Albanien eller Kosovo. Då behöver du skilja på apostille och traditionell legalisering. Apostillekonventionen ersätter den längre diplomatiska eller konsulära legaliseringskedjan med ett intyg från en behörig myndighet i landet där handlingen utfärdades, när konventionen gäller mellan länderna och handlingen omfattas. Apostillen bekräftar handlingens ursprung – inte att innehållet är sant, att översättning är onödig eller att handlingen automatiskt godtas för ditt ärende.

Kontrollera först hos den svenska mottagaren om ursprunget måste styrkas. Om apostille begärs, kontrollera sedan landets behöriga utfärdare i Haagkonferensens aktuella förteckning. För Kosovohandlingar är det särskilt klokt att kontrollera mottagarens krav och konventionens tillämplighet mellan länderna innan du beställer något. Om apostille inte är tillämplig, be mottagaren ange exakt vilken legaliseringskedja den kräver. Svenska UD:s legaliseringstjänst gäller svenska handlingar för användning utomlands; den är inte platsen där du får en apostille på ett dokument utfärdat på Balkan.

Innan du lämnar in

• Kontrollera dokumenttyp, utfärdandeland och mottagare.
• Fråga mottagaren om språk, original eller kopia samt eventuell apostille eller legalisering.
• Om det är en offentlig EU-handling: kontrollera om EU-undantaget och ett flerspråkigt formulär gäller.
• Om apostille behövs: vänd dig till behörig myndighet i utfärdandelandet och spara originalhandlingen och eventuell översättning enligt mottagarens instruktioner.

Regler och tillämpning kan ändras. Kontrollera därför myndighetens aktuella instruktioner innan du beställer handlingar eller betalar för översättning, apostille eller legalisering.