Sälja tjänster utanför EU: så undviker du momsmissar

När ditt svenska konsultbolag ska skicka en faktura till en kund utanför EU behöver kunduppgifterna besvara två frågor: bedriver köparen ekonomisk verksamhet, och görs inköpet till den verksamheten? Ansvaret för att kunna visa detta ligger hos säljaren. Därför är dokumentationen en del av faktureringsarbetet.

1. Koppla försäljningen till rätt deklarationsfält

Enligt huvudregeln för tjänsteförsäljning utanför EU ska en tjänst till en beskattningsbar person beskattas där köparen är etablerad, förutsatt att inköpet görs till köparens verksamhet.

För ditt svenska företag innebär det:

• Du säljer tjänsten utan svensk moms.
• Du redovisar försäljningen i fält 40 i momsdeklarationen.
• Beloppet ska anges i svenska kronor.

Även en försäljning där du inte tar ut svensk moms ska alltså med i deklarationen. För att använda huvudregeln behöver du först bedöma köparen och vilken tjänst du säljer.

2. Samla bevis om kunden och inköpet

En beskattningsbar person är oftast ett företag. Begreppet omfattar alla som självständigt driver ekonomisk verksamhet, oavsett om verksamheten är momspliktig eller inte. Kundens momsregistrering är därmed inte ensam avgörande för bedömningen.

För en köpare utanför EU kan statusen styrkas med exempelvis:

• Registerutdrag.
• Intyg från skattemyndigheten i köparens hemland.
• Avtal.
• Uppgifter på köparens webbplats.
• Bankuppgifter.

Använd uppgifterna för att dokumentera både vem du säljer till och kopplingen till kundens verksamhet. Ett avtal som beskriver inköpet kan exempelvis bidra till den bilden tillsammans med uppgifter om företaget.

Om tjänsten är av ett slag som normalt köps av privatpersoner behöver du också be kunden intyga att inköpet görs till verksamheten.

3. Hantera osäkerheten före fakturering

Om bevisningen om kunden är svag eller osäker bör du för säkerhets skull ta ut svensk moms vid försäljning enligt huvudregeln. Annars riskerar ditt företag att självt bli betalningsskyldigt för momsen i efterhand.

Den praktiska frågan är därför om du kan visa att kunden är en beskattningsbar person och att inköpet avser verksamheten. Behöver du fler uppgifter, be kunden om exempelvis ett registerutdrag eller ett intyg från hemlandets skattemyndighet innan du färdigställer fakturan.

För en icke beskattningsbar person, exempelvis en privatperson, är huvudregeln att tjänsten beskattas där säljaren har sin verksamhet. Har du verksamheten i Sverige ska du då ta ut svensk moms. Försäljningsbeloppet redovisas i fält 05 och den utgående momsen i fält 10–12, beroende på momssats.

4. Kontrollera vilken sorts tjänst du säljer

Tjänstens art kan ändra var den ska beskattas. För IT-företag är digitala tjänster till privatpersoner ett särskilt viktigt undantag: elektroniska tjänster, telekommunikation samt radio- och tv-sändningar beskattas där köparen är bosatt eller etablerad.

Andra tjänster med särskilda regler är:

• Fastighetstjänster: beskattas där fastigheten finns.
• Inträde till evenemang: beskattas där evenemanget äger rum.
• Restaurang- och cateringtjänster: beskattas där de utförs fysiskt.
• Persontransporter: beskattas i Sverige om de utförs här, och utomlands om de utförs mellan Sverige och andra länder eller helt utomlands.
• Korttidsuthyrning av transportmedel: beskattas där kunden får transportmedlet. Korttid innebär högst 30 dagar, eller 90 dagar för fartyg.

5. Kontrollera bolagsuppgifterna på fakturan

För aktiebolag ska fakturan innehålla hela det registrerade företagsnamnet, organisationsnumret och den kommun där styrelsen har sitt säte enligt bolagsordningen. Samma identitetsuppgifter ska finnas på bolagets webbplats, brev, e-post och orderblanketter.

Är företaget momsregistrerat ska även momsregistreringsnumret stå på fakturan. Om det nummer som används för affären inte innehåller organisationsnumret bör båda skrivas ut. Det kan gälla en mervärdesskattegrupp, ett enkelt bolag eller ett partrederi. Bedrivs verksamheten under ett särskilt företagsnamn ska både det namnet och hela företagets namn anges.