Poduzetnici između Švedske i Balkana – kada posao prelazi granice

Sve često počne prilikom.

Neko iz porodice poznaje proizvođača koji može ponuditi bolju cijenu. Kupac u Švedskoj pita možete li organizovati transport s Balkana. Firma iz Bosne i Hercegovine, Hrvatske, Srbije ili neke druge zemlje regiona traži partnera u Švedskoj.

Za nekoga ko već poznaje jezik, kulturu i tržište takav korak može djelovati prirodno.

Ali čim novac, roba i odgovornost počnu prelaziti granice, situacija se mijenja.

Ono što funkcioniše među privatnim osobama ne funkcioniše uvijek i među firmama.

Odredite koja firma zapravo sklapa posao

Jedno od prvih pitanja je jednostavno, ali važno: ko je ugovorna strana?

Ako vodite firmu u Švedskoj, a sarađujete s partnerom na Balkanu, mora biti jasno koja firma prodaje, koja kupuje i ko odgovara za isporuku.

To treba jasno stajati u ugovoru, potvrdi narudžbe i fakturama.

Izbjegavajte situacije u kojima kasnije postane nejasno da li je posao sklopljen privatno, preko švedske firme ili preko neke druge firme u drugoj zemlji.

Kada nešto pođe po zlu, upravo takve nejasnoće mogu postati skupe.

Zapišite ono za šta mislite da ste se već dogovorili

Mnoge poslovne saradnje počinju preko ličnih kontakata.

To može biti prijatelj, rođak, bivši kolega ili neko koga je preporučila osoba kojoj vjerujete.

To ne znači da je pisani ugovor manje važan.

Naprotiv.

Jednostavan pisani dogovor može spriječiti sporove oko:

• cijene
• uslova plaćanja
• roka isporuke
• transporta
• kvaliteta
• reklamacija
• odgovornosti kod kašnjenja
• toga ko snosi dodatne troškove

Ugovor ne mora biti komplikovan.

Važno je da obje strane isto razumiju dogovor prije nego što novac ili roba počnu prelaziti granicu.

Plaćanje je dio poslovnog rizika

Kod prekograničnih poslova često jedna strana mora preuzeti veći rizik.

Da li se cijeli iznos plaća unaprijed?

Da li se dio plaća kada roba bude gotova?

Da li se ostatak plaća tek nakon isporuke?

Ne postoji jedan model koji odgovara svakom poslu, ali način plaćanja treba dogovoriti prije početka saradnje.

Kod većih iznosa može biti razumno podijeliti plaćanje u nekoliko faza.

Uvijek provjerite da račun na koji uplaćujete zaista pripada firmi s kojom poslujete.

Provjerite firmu – čak i kada je neko preporučio

Lična preporuka može biti vrijedna, ali ne zamjenjuje osnovnu provjeru poslovnog partnera.

Prije većeg posla vrijedi provjeriti:

• da li je firma zaista registrovana
• ko ima pravo zastupati firmu
• registrovanu adresu firme
• matični ili registracijski broj
• PDV registraciju kada je relevantna
• da li podaci za plaćanje odgovaraju firmi
• postoji li jasna kontakt osoba

Što je posao veći, to je ova provjera važnija.

PDV i porez zavise od konkretne transakcije

Lako je pomisliti da za sve poslove između Švedske i Balkana postoji jedno jednostavno pravilo.

U praksi nije uvijek tako.

Pravila mogu zavisiti od toga šta prodajete, gdje se nalazi kupac, radi li se o robi ili usluzi i u kojoj se državi nalazi poslovni partner.

Za trgovinu s firmama u Hrvatskoj mogu biti relevantna pravila Evropske unije, dok za države izvan EU mogu važiti druga pravila.

Zato ne treba automatski kopirati poreski ili PDV model iz prethodne transakcije bez provjere da li su uslovi zaista isti.

Ako niste sigurni, provjerite konkretan posao sa Skatteverketom, računovođom ili drugim stručnjakom prije slanja fakture.

Roba preko granice zahtijeva više od rezervacije transporta

Ako se posao odnosi na fizičku robu, potrebno je jasno odrediti ko odgovara za cijeli tok isporuke.

To može uključivati:

• transport
• carinsku proceduru
• uvozne dokumente
• izvozne dokumente
• osiguranje
• štetu tokom transporta
• troškove koji nastaju na granici

To dogovorite prije nego što roba krene.

Jeftina roba može brzo postati skupa ako niko nije uračunao transport, carinu ili druge troškove.

Poslovna kultura može stvarati nesporazume

Razlike među poslovnim partnerima ne moraju se odnositi samo na zakone ili jezik.

Mogu se odnositi i na očekivanja.

Negdje se poslovni odnosi više grade na ličnom povjerenju. Drugdje se očekuje da svaki korak bude dokumentovan.

Usmeni dogovor jednoj strani može djelovati konačno, dok ga druga smatra samo preliminarnim.

I rokovi se mogu različito tumačiti.

Rečenica “šaljemo sljedeće sedmice” ne mora značiti isto objema stranama.

Zato je korisno nakon važnog razgovora ukratko potvrditi dogovor pisanim putem.

Jezik mora biti jasan, ne savršen

Činjenica da obje strane govore isti jezik ne znači automatski da su poslovni uslovi jasni.

Riječi poput garancije, isporuke, depozita, reklamacije ili ekskluzivnosti mogu imati velike posljedice.

Kod važnijih ugovora treba biti jasno koja verzija ugovora ima prednost ako postoji više jezičkih verzija.

Također vrijedi izbjegavati nepotrebno komplikovane formulacije.

Dobar ugovor treba biti razumljiv i nekoliko mjeseci kasnije, kada se više niko ne sjeća tačno šta je rečeno telefonom.

Odvojite porodicu od poslovanja

Ovo može biti najteži dio.

Kada posao dolazi preko rodbine, prijatelja ili starih poznanstava, može djelovati neprijatno tražiti ugovor, fakturu ili dodatnu dokumentaciju.

Ali jasnoća nije isto što i nepovjerenje.

Naprotiv, jasna pravila mogu zaštititi odnos.

Često je lakše reći:

“Mi ovako radimo sa svim firmama.”

nego pokušavati riješiti nesporazum kada je novac već izgubljen.

Dokumentujte više nego što mislite da će vam trebati

Sačuvajte:

• ugovore
• ponude
• fakture
• potvrde o plaćanju
• transportnu dokumentaciju
• važne e-mailove
• izmjene narudžbe
• dogovore o cijeni ili isporuci

Dokumentacija nije korisna samo u slučaju spora.

Ona olakšava i knjigovodstvo, rad računovođe i kasniju provjeru onoga što se zaista dogodilo.

Kada poslovanje postane trajno

Povremeni posao je jedno.

Ako počnete imati stalne kupce, zaposlene, skladište, kancelariju ili drugu trajnu poslovnu prisutnost u drugoj zemlji, situacija se može promijeniti.

Tada se mogu otvoriti pitanja lokalne registracije, porezne obaveze, PDV-a, odgovornosti poslodavca i drugih pravila.

U toj fazi je obično jeftinije postaviti pitanje na vrijeme nego kasnije popravljati cijeli poslovni model.

Sedam pitanja prije sljedećeg posla

Prije nego što prihvatite novu saradnju između Švedske i Balkana, pitajte:

• Koja firma stoji na ugovoru?
• Ko ima pravo zastupati drugu stranu?
• Kada i kako se plaća?
• Ko odgovara za transport i moguće troškove na granici?
• Koju dokumentaciju treba sačuvati?
• Koja poreska i PDV pravila važe baš za ovu transakciju?
• Šta se dešava ako isporuka kasni ili ne odgovara dogovoru?

Ako na ova pitanja imate jasne odgovore, veliki dio rizika je već pod kontrolom.

Kada dvije poslovne sredine postanu prednost

Poslovanje između Švedske i Balkana ne mora biti komplikacija.

Naprotiv, jezik, mreža kontakata i razumijevanje dva tržišta mogu biti velika konkurentska prednost.

Možete pronaći proizvode koje drugi ne poznaju, bolje razumjeti kupce na obje strane i izgraditi saradnje koje inače ne bi nastale.

Ali ta prednost postaje stvarno vrijedna tek kada se kontakti spoje sa strukturom.

Na kraju, uspjeh međunarodnog posla ne zavisi samo od toga koga poznajete.

Zavisi i od toga koliko ste jasno dogovorili šta se dešava kada stvari ne idu po planu.

TREBA ZNATI

Prije nego što prihvatite novi posao između Švedske i Balkana, provjerite:

• koja firma je stvarna ugovorna strana
• ko ima pravo zastupati poslovnog partnera
• kada i kako se vrši plaćanje
• ko snosi transport, carinu i druge troškove
• koja dokumentacija mora biti sačuvana
• koja poreska i PDV pravila važe za baš tu transakciju
• šta se dešava ako isporuka kasni ili roba ne odgovara dogovoru

ČINJENICE

Poslovanje između Švedske i Balkana može obuhvatiti različite pravne i poreske sisteme.

Hrvatska je članica Evropske unije, pa se kod određenih poslova između švedskih i hrvatskih firmi primjenjuju pravila EU.

Za poslovanje sa državama izvan EU mogu važiti druga pravila za PDV, carinu, uvoz i izvoz.

Ako poslovanje u drugoj zemlji postane trajno, na primjer kroz stalne kupce, zaposlene, skladište ili kancelariju, mogu nastati dodatne obaveze registracije, poreza ili odgovornosti poslodavca.

Kod većih ili složenijih prekograničnih poslova konkretne poreske i pravne posljedice treba provjeriti za svaku transakciju posebno.